一、 為什麼要進行知識管理?

1、10年後見高低

大學畢業10年後同學聚會,當初在同一起跑線的人,往往各自境遇相差很大。很多人說是機遇。不排除這種機遇對人巨大的改變,但是,一定要正視一點:低概率 事件,不能作為判斷事情的因素。

那麼,常規來說,我們又分為努力、勤奮、執著、思考......。

我看了成千上萬的失敗者、成功者,導致成功失敗的常規因素,我歸結為一個縮寫,叫做「PKM」。

中文的意思是:個人知識管理。我本人,自從關注這個領域之後,愈發的感覺到對於人生的長遠影響如此深刻。

2、個人知識管理(以下簡稱PKM) 的難與易

難,在於長久的堅持。易,在於法門極其簡單。

麥肯錫之所以在管理諮詢領域的強大,在於其核心競爭力為有效的知識管理與卓越的學習機制。如果我們把麥肯錫看成是一個人,像我們一樣的人,那麼,這就是個 人知識管理的重要性,這是作為一個職場人,核心競爭力到底在哪裡的最佳解釋。

PKM有5個核心的環節:學習-保存-共用-使用-創新。

學習。越來越多的人追求高效的學習以及苦惱于該學什麼。其 實,即便你解決了這個疑問,也僅僅是走出了 PKM的第一步,這在人生中的影響,看起來很重要,實質很有限。譬如愛讀書者眾多,就算你一年讀了50本書,就算你學習了各種領域,那麼,很多人或 許感覺到,自己的知識雜亂無章毫無系統,僅僅是聊天談話的時候,彷佛無所不知,是個健談者,但對於工作、公司而言,有多大的用處呢?所以,我們需要——

保存。很幸福,我們處在電腦普及的時代。那麼,無論是思維導圖愛好者,還是用紙質筆記本記錄者, 還是用電子文檔記錄者,我們都意識到了我們的知識需要保存,需要我們隨時調用。那麼,起到隨時調動的目的,才是我們保存的目的。為了複習而保存?別逗了, 資訊爆炸的時代,有幾個人真的可以去複習?這不是簡單的毅力的問題,而是如何對待知識的問題。大家都下載過很多資料,我相信,95%的人下載的資料,大多 沒看。換個角度去看,假如這個下載的成果,成為你的知識庫的一個索引呢?

共用。名角們,尤其是專業類型的,你們為什 麼寫原創寫專欄寫博客?很簡單,寫出來的原創東西,我們需要有人看,這個精神叫做共用精神,對他人很有益。但是共用同時也是利己的,作為PKM的 重要環節,我們僅聊聊利己性。就我所知的,好的專業原創寫手,常常會收到優秀公司老闆或者老總的邀請,也常常會遇到共同創業的邀請。田志剛說的很精闢:要 讓別人知道你知道。這種共用,尤其是原創的共用,就直接顯示出利己的重要性了。

使用。有句老話不太準確,叫做百無一 用是書生。還有的滿腹經綸的失敗者告慰自己:天生我材必有用。在 PKM中,有三個重要的問題,那就是,你所擁有的知識夠專麼?你所擁有的知識夠獨特麼?你在自己的專業知識領域擁有個人品牌麼?如果沒有,你怎麼用?只有 返回前三個環節再次耕耘吧,抱怨無用。

創新。大學生創業的失敗統計數字是99%。恐怕敗就敗在創新二字。PKM中 談的創新,是你擁有了自己專 業領域的知識足夠多的時候,再去在此基礎上推陳出新而超越,這才是本質的創新競爭力。而不是琢磨一個好點子,而這個點子是撞大運,裝上了很牛X(低概率事 件),撞不上說這是風險。

二、高手們的知識管理

Yibie:

我選擇了Vim以及Vim的外掛程式Vimwiki來作為我整理知識庫的工具。關於工具與心法誰更重要的爭論,已經聽過很多,這是個先有雞還是先有蛋的 問題。蛋與雞都很重要,重要的是,對於當時的你而言,怎樣做才是最正確的。而且,我要澄清的一點是,工具與心法互為表裡,是一個硬幣的兩面,不可分 割來看待。工具的選擇,以及應用的方式,體現著你的所運用的心法;而心法上的認識則決定著你使用著的工具,以及你運用工具的方式。我們可 以 從瞭解心法開始,來認識心法的內容;也可以從運用工具開始,體悟心法的實質。

1、 個人知識管理的流程

個人知識管理的過程大致上是:

收集—》組織—》分析 —》總結—》實踐—》發表—》對話。

而我個人的知識管理流程則是:

•資料獲取(筆記,軟體,思維導圖)
•知 識提煉(學以致用,用以致學)
•加深理解(將自己思考的總結寫出來,發佈到Blog;或是直接Wiki存檔)
•Wiki 存檔(最後利用Wiki將這些總結存檔,將知識結構化,形成自己的思維地圖)
•分享(博客評論、論壇回應、QQ群、讀者討論)
2、個人知識管理工具的象限

從每個工具所屬的層次,來說明每個知識管理工具的特性。比如 說,Wiki和博客,是完全屬於「創造」這個層次的。

在個人知識管理的過程中,知識的內化是尤其重要的。因為個人知識管理的目的,在於通過 學習各種知識,形成個人的競爭核心,從而增強個人的競爭實力。這一點與組織內部的知識管理,是完全不同的,所以不能將個人知識管理與組織知識管理的目的、 方法混為一談。

現在來談談我的工具選擇:

•資料管理——針式個人知識管理軟體
針 式個人知識管理軟體,有著一個優秀的特性,那就是它支援管理所有檔案類型, 而這門功夫只有「針式個人知識管理軟體」獨有,可謂是獨步武林。我測試了這麼多的工具,大多數都只是支援單一的格式(Txt、Html),或者有限的幾種 格式。而如今,知識載體已經變得多樣化了,文本、圖片、音訊、視頻都可以承載大量的知識,如果僅僅是支援一兩種格式的檔,明顯不能滿足每個人的要求。另 外,它還支援樹狀清單,支援標籤管理,快速搜尋(確實很快),顏色分類。

當然這款軟體還未成熟,但是已經有眾多優秀的特性。我與該軟體的 開發者談過,我的建議是,工具不應該承擔觀念傳播的責任,工具僅僅是有助於觀念的傳播,希望他在開發該軟體的時候避免過於理想主義,而專注于工具的本身。

•思維導圖——Xmind,Freemind
思維導圖,是很好的筆記工具,以及思考工具,很多場合都可以使用。思維導圖 適 合橫向思維的發散。另外,我正在嘗試使用概念圖工具,概念圖與思維導圖相比較來說,概念圖適合縱向思維的發散,偏重于每個動作的連接。

•筆記軟體——CintaNotes
我使用CintaNotes的原因是,它可以一鍵保存文本,從任何格式,只要是文 本, 就可以用它來保存。另外它還可以將它保存的內容匯出為Txt格式檔,方便與Vim結合。

•Wiki—— Vim,Vimwiki
Wiki 是最重要的地方,是知識管理的終點,最終所有資訊都要存放在這裡。通過關鍵字,可縱向以及橫向的管理知識節點,方便。在使用Wiki的過程中,都會面對一 個困惑,就是Wiki該怎麼寫?因為wiki的思維方式,很多人還沒有嘗試過。而wiki代表著的思維方式,就是一種結構化的思維方式。

我 使用Vim,是因為Vim是最方便的文本編輯工具,可以使用它的內建命令,以簡單的步驟實現複雜的要求。最重要的是,Vim裡面內建了正則運算式工具,可 以用一個命令取代重複的工作。

而 Vimwiki的特性,不用我多說,因為Vim是如此強大,而與Vim結合緊密的Vimwiki自然是首選。而Vimwiki在使用上也很方便,基本上是 屬於所見即所得的方式,雖然實現起來還有點簡陋。但是勝在簡單,夠輕,適合個人使用。而Vimwiki的官方主頁上也寫著,Vimwik就是專屬於個人的 Wiki工具。

蕭秋水

在一個講究快速閱讀的速食文化時代,長篇大論已 經越來越不受歡迎,短小的、精悍的、有趣的、充滿娛樂性的短篇內容往往大受歡迎,有些人看到大部頭的書,會本能地感覺恐懼,曾經有人對我說,只要看到文檔 超過20頁,就沒有耐心讀下去。

時代特性如此,知識的獲取越來越容易,可以說垂手可及,因為有搜尋引擎,願意花時間在思考、記憶方面的人 越 來越少,固然,死記硬背不可取,但是,遇到問題就Google一下百度,是否是好習慣呢?

網路如水,能夠載舟,也能覆舟。如果有一天, 我們 面臨封網、斷電,那時候,我們將如何應對?

即 使搜尋引擎如此發達,我們也必須在承認一個事實:系統化的完整知識,往往還是存在於書本(含紙書、電子書等介質)、或者是體系化的網頁專題、各類文檔(如 DOC、PPT、EXCEL等)之中,如果我們習慣于通過一篇篇獨立的博文(可能來自同一作者,也可能來自不同作者),習慣于微博化的140字內方式,習 慣于小段子,那對於我們的知識吸收來講,未必有益,反而可能有害。當然,這裡面有一個前提,就是:雖然知識是以碎片化形式被提供給我們,但我們能夠把碎片 化的知識進行系統性整理,使之完整。

就象我們生病時需要服藥,醫生開給我們的藥,可能是A(2片)、B(4片)、C(6片),我們吃下去 的,是不同的藥,但它們可以在體內分解、融合, 形成有保護作用的物質,最終使我們恢復健康;如果有些人吸收不好,A仍是A,B仍是B,它們可能單獨產生作用,但是無法形成合力。

我管理碎 片化知識,最常用到的工具是OneNote,首先我會在OneNote中設定好分類,當我看到一些值得保存的碎片化知識時,會把這些文章或句子按不同類別 存放進分區內,有些句子不好歸類,也會統一放進「佳句」這一分區。

當然,不是把這些句子存放在內就可以,還要進行檢視,定期或不定期,看個人習慣。有 些人是習慣于收藏,但往往忘記複習,這樣,即使收藏了,作用也不是很大。

現在,上網的確非常方便,即使不在辦公室或家中,也可以通過 WIFI或者手機上網,不過,存放在OneNote等工具中的好處是,一方面分類明確,知識系統化,另一方面,在大批網站不斷被關閉的今天,有些資料,如 果不及時保存到本地,就有可能找不到。

如果說,碎片化的知識只是積木,那麼,要想用之搭建起高樓大廈,那還是需要進行結構化、系統化,要 吸 收,要應用。

當然同時,我們還是要具備閱讀長篇文檔的能力,我們評判文章、文檔、書藉是否可讀,不在於長或短,而在於其內容是否對我們 有 用。

williamlong

做為知識獲取的一個主要來源就是博客、論壇或媒體網站,通常這些網站都會提供RSS Feed,使用Google Reader閱 讀器可以及時而高效地閱讀收集相關資訊,還能對資訊進行標注和收藏等功能。

然而,Google Reader閱讀器也存在一些問題,目前存在的最大問題是,RSS Feed做為知識的來源太單一,優質中文RSS匱乏且更新慢,最終導致Google Reader速食式的淺閱讀。而工具本身來說,Google Reader的Tags標籤不如Delicious方便,分享的網址無法使用Tags分類,查找以前的文章不方便,「探索-熱門條目」裡的熱點內容較亂, 不便於發現好文章。

通過長時間的使用Google Reader,我也發現了一些可以提高閱讀效率的方法,並將其變成個人知識管理的得力工具,下面是我的設計方案圖。

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1、學 習知識

儘管你可能已經知道了Google Reader的很多技巧, 但每天未讀的文章依然會超過1000,這時候應該改變 一下閱讀的策略,以提高閱讀效率,這裡我就介紹一下我的策略。

最重要的一點是,將每天必讀的RSS Feed(A-List)放到一個單獨的目錄下,這個目錄保留品質最高的RSS源,不要多,保持每天有5-10篇更新為佳,可以每篇都讀,這個目錄是 Google Reader中唯一不需要「神奇排序」的目錄。

每日必讀的Feed可以通過Google Reader的好友 趨勢功能來獲取,你分享、加星標、喜歡最多的通常都是必讀的Feed。

除了每日必讀(A-List)的目錄之外,退訂所有的 Feed,只看「好友分享」和「探索-熱門條目」,所有排序都是用「神奇排序」,嚴格遵守閱讀時間,每天只看30分鐘,到時間就停止閱讀。

根據我的經驗,如果設置得當,以「神奇排序」的方式閱讀「好友分享」可以在最短的時間內獲取到最佳的資訊,前提是你要訂閱一些優秀的好友。「探索-熱門 條目」可以找到你未訂閱的Feed中的熱門條目,有時間的話也值得看看。

如果你不捨得退訂所有Feed,也可以將英文Feed和中文 Feed分開,所有英文Feed放在一個目錄,其他中文Feed放在另一個目錄,將這兩個目錄設置為「神奇排序」,有時候的時候來閱讀。

2、保存知識

在Google Reader裡保存知識包括加星標、喜歡、添加標籤這幾種方法,需要注意的是,使用者的「喜歡」和「星標」兩個操作會直接影響「神奇排序」的順序,繼而影響 閱讀的效率,因此不可等閒視之。

神奇排序(Sort by magic)會依據文章熱門度,把你會喜愛的文章排在最前面,排序的標準依據使用者以往的「加星」和「喜歡」類文章生成,因此,當使用者讀到一些喜歡的好文 章,最好點一下「喜歡」,以優化個人化「神奇排序」,不要隨便「喜歡」一些雜類文章,中文介面下最好不要隨便「喜歡」英文的文章。需要深度閱讀的好文章則 使用「加星」的方式添加「星標」,以便未來深度閱讀。

這樣,Google Reader會根據你liking和starring的條目,進行Magic排序,使用者把閱讀目錄設置為「神奇排序」後,就可以優先看到自己最喜歡看的文 章,感謝Google強大的語義分析和演算法能力。

如果你發現Google推薦的文章並不是自己喜歡讀的,可能是你以前「喜歡」的文章 有 誤,你可以在「您的資料」-「共用條目」中找到你以前喜歡的條目,找到那些並不合適的文章,點「取消喜歡」即可;在「加星標的條目」中,找到以往加星的條 目,點「刪除星標」來刪除不合適的條目。善用「喜歡」和「星標」才能優化「神奇排序」的品質。

添加標籤可以讓你收藏的資訊按照標籤分 類,以利於未來的閱讀。

3、共用知識

在文章條目裡點「共用」和「共用備註」可以 將該文章共用給你所有的Google Reader好友,如果你關聯了Google Buzz,還可以共用給Buzz好友,Reader資訊到Buzz裡是即時的,取消共用後Buzz裡的共用資訊也會消失。

條目的「發送 到」也是另一種分享途徑,我建議使用這個功能將資訊分享到微博客和Delicious中,微博客目前是更為大眾化的社會化媒體,分享的效果會更好,而 Delicious優秀的標籤功能則從一定程度上彌補了Google Reader的一些不足。

4、使用 知識

使用知識最基本的方法是搜索,Google Reader內置了一個強大的搜索功能,可以按關鍵字搜索以前所有的條目。

對於加星標的 條目,在深度閱讀完之後,刪除星標,然後添加tag標籤,以便分類收藏。

這樣,如果使用者想要閱讀某一類知識,就可以按 照標籤在 Google Reader中閱讀,這樣就方便多了。

如果有時間的話,還可以看看好友分享裡的評論和回饋,與大家進行交流。

很長時間以來,我一直把 Google Reader做為我的個人知識資訊來源和管理的工具,然而,如果使用不當,Google Reader很可能會變成一個耗費時間的工具,如果你也曾經越到過類似的困惑,那麼不妨按照我的方法嘗試一下,或許你能得到一些意想不到的效果。

三、 結束語

同人于野:這套體系就如同心中的一棵不斷生枝長葉的樹,又如同一張隨時變大變複雜的網。每當有新的知識進來,我們都知道該 把這個知識放到體系的什麼位置上去。





來源:左岸
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