一、 知識管理的概念

為了對知識管理展開討論,一般情況下,我們都需要搞清這個概念的內涵與外延。但是今天,我們只是想要建立對知識管理的簡單瞭解,以便於以後開展調研與實際管理工作。

關於知識管理,要區分以下兩種情況,分別進行討論。

1、區分理論層面與產品層面。因為現在很多公司把自己的產品說成是知識管理系統,並做了大量的廣告,以至很多人認為,知識管理只是一種產品;很多管理學者也把自己的理論歸結為知識管理,知識管理被當作一種時髦的東西,所以我們對這個概念感到很模糊,很難用一句話準確地描述它。

2、區分技術研究與管理研究。前者是著重于對知識管理的技術研究與實現,而後者著重于對知識生產過程的研究,強調知識管理的系統效益。知識管理最早出現有兩個流派:以美國IT企業為代表的,技術層面的知識管理和以日本、北歐管理學家為代表的,管理層面的知識管理。這兩個流派研究的目標、方法、思想都不一樣。在討論知識管理時,應對技術與管理分開討論。也可以這樣說,技術層面的知識管理研究的是知識管理的實現,而管理層面研究的是知識管理的管理。



1、 什麼是知識?

什麼是知識?知識是人類對客觀世界的認識的經驗總結。在人類對客觀世界感知的過程中,有基本印象(收到資料)、形成認識(綜合資料,其中包括其他人形成的知識,但對於另一個體而言,只是資料而已)、通過實踐(包括操作、思考、分析等等)驗證得到經驗、總結經驗形成知識(因此,知識只是相對個體而言,對其他人而言,雖然我們都叫知識,但應該加上兩個字,叫理論知識)。

2、 什麼是知識管理?

什麼是知識管理?知識管理是組織為完成自己目標,對組織在此過程中所產生的知識進行採集、加工、存儲、分析處理、分發共用等一整套的系統性的管理過程。不論別人是怎麼定義這個知識管理的,但我們今天就是圍繞這樣一個概念開展討論。



3、 為什麼要提出知識管理?

任何一個新概念的提出都有其必然的原因,知識管理也不例外。上個世紀60年代,電腦剛剛興起,人們都驚歎于電腦的神氣的計算能力,所以人們就大膽預測:再過40年,電腦將完全取代人的工作。因此人們研究的方面主要在技術層面上,當時的新聞也多關心機器人,直到今天,我看到機器人都有一種很特別的感覺。

隨著電腦的發展,特別使互聯網的高速發展,使我們現在創造和擁有的資訊迅速膨脹,但是人們並沒有感覺到獲得資訊容易了,有人把這叫做「Rich data ,Poor Information」。這個矛盾的實質是,資訊雖然越來越多,但是人們沒有有效對這些資訊進行管理,又多又亂,還是沒有解決問題。人們渴望的這種管理,就是知識管理:把資訊轉化成知識,通過知識,再去找我們需要的資訊。

從管理上講,知識可以傳播,但組織需要的是能力,而這個能力只能屬於個體。因此組織既需要有能力的個體,更需要有一套機制,能協助組織不斷提升組織個體的能力。而這套機制中,很關鍵的機制就是知識管理機制。



4、 什麼樣的企業需要知識管理?

理論上講,只要是組織,就需要知識管理。不過需要不需知識管理軟體系統來協助其進行知識管理,需要不需要建立一套完善的知識管理體制,卻不並一定。也許這種說法不是太準確,或者換一種說法,不同的組織,所管理的知識的重點並不一樣。

在工業時代最大的發明是生產線(Line),生產線上的工人不需要多少知識,只需按照操作規範,重複勞動就行,這時候的工人可以看作是「牛」,只知道低頭幹活。到了資訊時代,科技的應用,使得每個員工的創造力大大增強,每個人都是一隻「猴子」,老闆只需告訴猴子把一塊地的桃子摘完,每個猴子都會根據自身的能力找到最佳的採摘方法和流程。

前者對生產線上的工人而言,是不需要多少知識,但企業要多少生產線,每條生產線上需要多少工人,怎樣才能保證每個工人的效率,等等問題卻是當時構成知識的關鍵,也是工業時代企業競爭力的關鍵。

(電影——摩登時代,講述的內容,其中關於知識的積累與研究的過程就有很多。人類因為為了追求其自身利益的過程,有些時候為成為推進歷史的一種動力。

對於進行產品研發的企業而言,如何進行知識管理,讓知識成為創新的動力與基礎則是企業成功的關鍵。

5、 關於知識管理的三個小案例

猶太人給人的感覺是聰明、富有,是世界上最富有的民族。說猶太人是富有的,那麼他們最大的財富是他們所擁有的獲取知識、傳播知識與使用知識的一套知識體系。因為有了這樣的知識體系,無論是科學家愛因斯坦、評論家、文學家、音樂家、原子之父等等,他們無論走到哪裡,無論走進什麼行業,都顯得非常突出。不只是這些歷史上的名人,即使在當今社會,細看身邊的猶太人,都是各行業的狡狡者。所有這一切,可以說,都是得益于他們在其飄泊流離的生涯中,慢慢形成的一種獨特的知識傳承體系。



從電力企業的知識管理看傳統的知識管理方式在企業發展中的作用。因為我在電力行業工作,對電力企業相對了解一點,而且在傳統的行業中,電力企業的知識管理可能是進行得較好的一個行業。在電力企業中有這樣幾件寶貝:電力安全規程、這就是把電力企業多年生產實踐中的經驗知識彙編成冊,在行業內部進行學習與傳播與共享。而且在電力行業,每發生一次事故,都有相應的簡報,以最快的速度在全系統內傳播。另外在電力企業還有十項技術監督,兩票三制等一系列的東西。這些東西,都是這個行業知識傳承的結果。正是因為有了這樣的知識傳承體系,才能有今天電力系統這樣的安全係數。



在我們身邊最常看到的一個企業——肯德雞。無論你走到哪兒,你走進肯德雞的店,你都能一樣找到你需要的東西。開肯德雞的店,很多都是地方人員投資,但是掛了這個牌子,就要接受與複製其知識系統,也只有接受這一套知識系統,才能使企業存在與發展下去。包括從店面選擇、人員招聘,直到具體的雞塊大小,廁所裡面貼的清潔衛生與督查表。都是一樣的。



英雄人物可以創造一個強大的帝國,卻無法造就一個偉大的民族。可以創辦一個規模宏大的企業,卻無法造就一個神奇的傳說。沒有知識的傳承,企業的命脈將過多依賴于一兩個英雄人物。對一個行業如此,對一個企業、一個國家也是這樣。為了生存與發展,我們要高度重視知識管理,全面系統的開展知識管理。

二、 知識管理的實現

前面我們就已經對知識管理的概念進行了一些交流,並提到知識管理分成技術層面與管理層面,某種意義上也可以這樣講,這種區分,就是針對知識管理的實現而言。技術層面上的實現與管理層面上的實現,還是有很大的區別的。對於企業而言,知識管理的實現,指的是管理層面上的實現,其中包括技術層面上的實現。技術層面上的實現,只是在技術上提供管理上的一種方便手段。

1、 知識的特點

只有明確了知識的特點,才能把握知識管理的要求。從哲學的角度講,知識屬意識形態範疇,因此某種程度上,知識是不能存貯的,也是沒有價值的。但作為知識的表像,如文字,則可以存貯、複製與傳播;同樣,作為知識的表像,情報或成果,則可以具有一定的經濟價值。

l 知識的共用性

知識不因分享而變少。因為這樣的特點,才鼓勵人們分發與共享知識。

l 知識的經濟性

知識的經濟性,因為知識而能產生不同的經濟效益。這種特性,既鼓動組織內部加強知識的流動與分享,提升知識的經濟效益;同時,也阻礙了利益存在衝突的組織之間的知識分享。同時,個體為了防止利益受到損害,而減少知識的傳播。

l 知識的隱含性

知識只能存在於個體之中,存在於個體實踐的過程體驗之中。要把這樣的意識形態的東西提煉出來,需要個體掌握一定的表達方式,並能總結自己的體驗。有些人雖然實踐不錯,但卻沒法形成讓他人分享的東西。這種隱含性給組織的知識管理的採集過程,帶來了很大的難度。

l 知識的實踐性

知識一定產生於實踐過程中或者能指導實踐。

l 知識的時效性

知識具有的一定的時效性。這種說法,是指對知識的經濟性、知識的全面性及實用環境的綜合考慮。

l 知識的繼承性

知識是可以繼承的,他可以有前人知識的基礎,經實踐,產生新的知識。知識也是一個不斷積累與昇華的過程。

(根據時間,可以對以上特性展開討論。



2、 企業的知識管理內容

企業在其生產發展過程中,會涉及到很多知識。從樸素的知識管理過程來看。所需的知識也可以簡單的分為以下五類:

l 基礎操作知識。直接指導生產實踐的知識。如工藝卡、技術規範、運行規程等;

l 管理操作知識。關於這些基礎規範知識的管理的知識,如運行規程的修訂等;

l 組織運行知識。組織成員相互之間協調合作的知識;

l 組織生存知識。如關於組織的核心產品的技術資料、研發資料等等;

l 組織發展知識。如關於客戶資訊分析、市場分析、行業分析等等;

l 知識更新知識。關於組織知識更新的知識;如何通過實踐檢驗與完善己形成的知識。

l 知識學習與傳播的知識。關於組織如何學習與傳承系統知識的知識。

這些內容,大多數,我們在實際工作中都有,一般情況下,我們把前面的兩三種知識,分別歸為技術檔案、文書檔案、規章制度等等。但是,因為缺少後面兩種知識,因此,組織在知識的傳播與分發過程中,總是存在一些問題。



3、 組織的知識管理三要素

組織的知識管理三要素:人、組織與資訊技術。

人,是知識管理的根本。知識的體現與最終作用,都是通過人來體現的。離開人談知識將失去任何意義。

組織,是知識研究的主體。這裡所討論的知識管理都是針對組織這一主體而言。與組織知識相對應的有公共知識、隱含于組織成員頭腦中的個體知識。

資訊技術,是現代資訊社會下的組織完成其知識管理的有效工具,對推動組織的知識管理工作有非常重要的作用。通過資訊技術,組織可以快速完成知識的採集、加工、分發與交流等一些過程。因為有了資訊技術,大大縮短了知識傳播的時間與空間限制。可以這麼講,資訊技術是現代資訊化社會,組織不可獲缺的知識管理工具。



4、 知識管理系統框架

知識管理系統也有兩種理解,一種是指組織為完成知識管理而建立的一整套體制系統;另一種是指組織基於其知識管理體制的基礎上所設計與實現的軟體應用系統。這裡的討論將是針對知識管理系統的IT實現。

知識管理系統的實現框架有兩種說法:宏觀與微觀。

l 宏觀的知識管理系統框架

從組織知識管理的整體去理解與把握,將企業的IT框架建立于知識管理基礎之上,把所有資訊管理的實現都理解為是企業實現其知識管理及其知識採集、分發與共享的過程。從這種觀點出發,去設計組織的IT架構、資訊存儲的形式與方式、系統實現的介面與使用者介面模式、資料處理與分析、知識挖掘與分發等等。這種從宏觀到微觀,統一設計與佈置的框架,體現的就是「宏觀」的思想。

l 微觀的知識管理系統框架

從組織的知識管理用於協助企業的員工完成其工作的角度出發,所設計的IT系統,為企業員工完成日常工作,提供相關的知識整理、檢索的工具;同時,在各系統之間建立一種聯繫,最終慢慢形成企業的總體IT框架。

宏觀強調整體性,強調知識自上而下的傳播過程,某種程度上忽略了員工在其間的主觀能動性;而微觀則缺乏整體性,知識的後期整合難度較大。但各有其長,各有其短,企業宜根據自己的實際情況,結合兩者的優缺點,進行知識管理系統的設計與開發工作。



5、 常見的知識管理系統

現在有很多公司把自己的產品叫做知識管理系統,但是什麼樣的系統才能叫做知識管理系統,或者說對組織是有效的知識管理,需要根據組織本身知識管理的水準而定。

l IBM公司的知識管理系統

l 微軟公司的知識管理系統
l 北京智識管理諮詢公司的知識管理系統

三、 知識與能力的轉化

如果把書本上的內容,我們叫做知識,那麼至多隻能叫理論知識或書面知識,要把這類知識轉化為個人或組織的能力,其間還有很多工作要做。

1、 知識管理的目的

組織的知識管理就是整合組織的知識資源,將組織成員的知識和資訊提升為組織的知識。按照組織知識進行分類與處理,並根據知識相互關係進行組織、存取,便於知識的積累與分享,從而解決知識查找難的問題。從而使組織的成員,能儘快學習到其他成員所積累的知識,減少重複學習所產生的浪費。

另外,通過建立完整的知識管理體制,使組織的知識管理過程,從自發變成自律,從零亂變成有序,從零星變成常態。從而,建立與積累組織的完整知識體系,以應對客戶、市場與技術革新等企業發展過程中所面臨的各種問題。



2、 知識的組織與分類

談到知識的分類,就要涉及到一個單詞——ONTOLOGY,這是一個用於描繪標準知識的共用與重用,定義詞彙,描述領域知識規範,包括等級、關係、功能及其他主題的詞彙規範。

對於具體的組織而言,知識一般可以分為:

l 基本資訊知識,用於描述具體的事件、物件的知識;

l 業務流程知識,用於描述組織程式和結構的知識;

l 組織文化知識,用於描述組織道德準則等方面的知識;

l 組織業務知識,用於描述組織業務工作的具體規範知識;

l 協調性知識,用於描述組織知識相互間關係的知識。

根據需要,以上內容,可以進一步展開討論。



3、 知識的分類過程

確定知識的分類過程,並用其來解決實際業務的問題,是組織知識管理中的難題。一般在知識的分類過程中,需要考慮以下問題:

l 系統索引中資料與資訊是什麼類型?

l 系統是怎麼運作的?

l 系統如何滿足組織成員的需要?

l 系統能否完成知識的及時採集、加工與分發過程,是否需要重新設計?

等等。通過對以上問題的思考與回答,按照資料庫設計的原理,把知識作為資料來對待,從而完成整體的系統實現。



4、 知識的編碼規則

知識的編碼過程,實際上是完成知識的分類與加工過程,只有完成這一步驟,才能便於知識的共用與交流,才能實現知識的電腦管理,才能使知識管理與資訊技術相結合。因此知識的編碼規則,也必須符合資訊技術的規則:

l 唯一性。同一知識的編碼必須唯一。

l 永久性。知識的編碼一旦分配,就不應再行更改。

l 標準性。對同一知識,必須符合統一的標準,以便組織內部、組織之間進行知識的共用與交流。

當然知識管理出現不久,因此,現在所進行的分類編碼不一定有利於知識的利用,因此需要對知識編碼進行動態評估,要使知識的編碼能盡可能的將隱性知識最大限度地視覺化、顯性化,實現知識編碼的目的。

5、 知識與能力的轉化

在前面似乎談的都是關於組織的知識管理系統的實現,與能力的轉化過程沒有什麼直接關係。組織實現知識組織的目的,說到底就是提升組織的核心競爭力。因此,說來說去,只有當知識管理能説明組織將知識轉化為組織的能力,才能說是成功的知識管理。

l 知識管理到能力的提升,不是一朝一夕的事,需要認識到這個轉化的長期性與艱巨性。

l 知識與能力的轉化需要一個積累的過程。知識需要通過積累,才能發揮作用。

l 知識與能力的轉化需要一個實踐的過程。知識的採集、加工與分發,只是完成了第一步,還需要經過學習與實踐。通過實踐,將理論知識轉變為指導實踐並形成個體的新知識。

知識與能力的轉化,還會受到很多因素的制約:

l 組織知識管理體系的完整性;

l 組織成員與所需吸收知識之間的背景知識的差異;

l 組織成員面對新知識的態度以及組織對新知識的文化環境;

l 知識管理傳授者的水準與方式。



6、 知識管理網站

隨意打開一個搜尋引擎,輸入知識管理關鍵字,一定能幫你找出一堆關於知識管理的網站。知識管理的網站,主要是研究知識管理本身的,對於實現知識管理的企業而言,一些專業的網站,則是其知識管理的部分。

l 中國知識管理網——www.chinaKM.com

l 中國協同知識管理網——www.ckmchina.com

l 知識管理研究中心——www.kmrc.org



知識管理是一個相對較新的概念,可以說是檔案管理、情報管理、培訓管理、企業文化及資訊管理等多種管理領域知識綜合,在我們身邊對知識管理的局部成功案例相對較多,但完整的解決方案及其實現,還不是太多。

上面的內容,只是就知識管理,我的理解框架,或許並不完整,我也曾看到一些書與文章,並經常到知識管理的網站上去,但這種完整的論述,我相信企業完全可以通過其他途徑瞭解到,而這裡所談的,只是一個資訊化工作者,多年來,結合學習與實踐,對知識管理的一些粗淺理解。其中很多內容,可以根據需要,進一步結合案例展開討論。










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